Co to jest system zarządzania dokumentami i jaka jest jego rola?

Rosnąca komputeryzacja i cyfryzacja firm i innych organizacji w ciągu ostatnich 10 lat pokazała, że klasyczny, tradycyjny obieg dokumentów nie spełnia już swojej funkcji. W celu usprawnienia funkcjonowania firm i zarządzania dokumentami stworzono system zarządzania dokumentami oraz system obiegu dokumentów, których efektywne wykorzystanie pozwala na poprawę jakości i efektywności zarządzania dokumentami w firmie. Co to rozwiązanie oznacza i jakie korzyści wiążą się ze szkoleniem w firmie?

Co to jest system zarządzania dokumentami?

System Zarządzania Dokumentami to klasa ukierunkowanych narzędzi informatycznych, które optymalizują i ułatwiają przechowywanie i przetwarzanie różnych form dokumentów, które są generowane i odbierane przez firmy i organizacje. Obejmuje zarówno dokumentację sporządzoną przez same firmy, jak i dokumenty przesłane im przez inne organizacje, klientów i współpracujące podmioty. System zarządzania dokumentami umożliwia efektywną obsługę gromadzenia i organizacji oraz wykorzystania dostępnych zapasów w firmie.

Systemy zarządzania dokumentami spełniają różne funkcje. Umożliwiają one między innymi rejestrację, zamówienie oraz klasyfikację dokumentów. Do jego zadań należy również zarządzanie ruchem (obiegiem) dokumentacji i dostępem do niej, archiwizacja dokumentów oraz powiadamianie grup użytkowników o wprowadzonych w nich zmianach.

Każdy dokument ma specjalny znak (identyfikator, kod), który zawiera ogólne informacje o nim. Niektóre systemy zarządzania dokumentami można zintegrować z systemami obiegu dokumentów służącymi do automatyzacji procesów biznesowych, co usprawnia obieg dokumentów w firmie oraz ułatwia ich wymianę i dystrybucję wśród uprawnionych użytkowników.

System zarządzania dokumentami i jego rola w funkcjonowaniu firm

Systemy zarządzania dokumentami są w stanie znacznie ułatwić pracę każdej firmie posiadającej rozbudowaną dokumentację. Możliwość umieszczenia wszystkich dokumentów wykorzystywanych przez firmę w formie elektronicznej dostępnej w systemie znacznie ułatwia wyszukiwanie potrzebnych plików i danych oraz przyspiesza dostęp do nich. Firmy korzystające z tego typu rozwiązania oszczędzają czas, który wcześniej poświęcały na ręczne wyszukiwanie w swoich zapasach.

System zarządzania dokumentami umożliwia prostą wymianę dokumentów między pracownikami, co znacznie przyspiesza realizację zadań i umożliwia szybsze podejmowanie decyzji. System na bieżąco rejestruje wszystkie dokumenty, które są wysyłane do firmy oraz rejestruje wszystkie zmiany, które zostały wprowadzone w istniejącej dokumentacji. Dostęp do poszczególnych plików można kontrolować poprzez nadanie odpowiednich uprawnień poszczególnym osobom i zapewnia każdemu dostęp do tych samych, oficjalnie obowiązujących zasad w ramach określonych i uprawnionych uprawnień do czytania i edycji dokumentów (niezależnie od np. ., czy dana osoba pracuje w centrali lub w oddziale regionalnym lub jak długo pracuje).

Profesjonalne systemy zarządzania dokumentami posiadają wiele innych funkcji przydatnych w codziennym funkcjonowaniu firm. Obejmują one możliwość przygotowywania wniosków urlopowych, ankiet, raportów i dokumentacji wewnętrznej. Taka funkcjonalność pozwala znacznie ograniczyć ilość dokumentacji papierowej generowanej przez firmę oraz usprawnić proces zarządzania dokumentami firmowymi. Niektóre systemy wykorzystują również pocztę elektroniczną, co ułatwia przesyłanie dokumentów i rejestrację korespondencji firmowej.

Sprawdź też: Jakie są wady i zalety obsługi informatycznej